Allmänna villkor Vemesto Företagsservice AB

Dessa Allmänna Villkor (“Villkoren”) gäller för samtliga tjänster som tillhandahålls av Vemesto Företagsservice AB, org.nr 559218-0656 (“Vemesto”), till dess kunder (“Kunden”).

Villkoren utgör en integrerad del av det övergripande Uppdragsavtalet, som ingås mellan Vemesto och Kunden genom digital signering via BankID.

Villkoren reglerar de rättigheter och skyldigheter som gäller mellan parterna avseende:

• Redovisnings- och ekonomitjänster
• Lönetjänster
• Övriga tjänster enligt beskrivning i Servicevillkoren

Om det förekommer motstridiga bestämmelser mellan dessa Allmänna Villkor och Uppdragsavtalet, ska det som anges i Uppdragsavtalet gälla.

1.1 Länkar till digitala bilagor

Kunden ansvarar för att hålla sig uppdaterad om eventuella ändringar i bilagorna. Senaste versionerna finns alltid tillgängliga på:

• Servicevillkor: se/servicevillkor
• Priser och betalningsvillkor: se/priser
• Personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal): se/personuppgiftsbitradesavtal
• Penningtvättspolicy: se/penningtvatt

Vid eventuella motstridigheter mellan avtalsdokumenten gäller följande rangordning, där dokument högre upp i listan har företräde framför dokument längre ner:

1. Uppdragsavtalet – Reglerar de specifika villkoren för samarbetet mellan Vemesto och Kunden. 
2. Servicevillkor – Specificerar detaljer kring de tjänster som Vemesto tillhandahåller.
3. Allmänna Villkor – Reglerar generella rättigheter och skyldigheter mellan parterna.

Om en bestämmelse i dessa Allmänna Villkor står i strid med en mer specifik bestämmelse i en bilaga, ska den bilaga som är mest relevant för den aktuella frågan ha företräde.

Vemesto tillhandahåller tjänster inom redovisning, löneadministration och ekonomisk företagsservice. De specifika tjänster som ingår i samarbetet mellan Vemesto och Kunden framgår av Uppdragsavtalet och Servicevillkoren.

Vemesto utför sina tjänster i enlighet med:

• REX – Svensk standard för redovisningsuppdrag
• SALK – Svensk standard för löneuppdrag

Samtliga tjänster utförs med noggrannhet och professionalism samt i enlighet med tillämpliga lagar, regler och branschpraxis.

Vemesto har rätt att ändra eller uppdatera sitt tjänsteutbud. Vid väsentliga förändringar som påverkar Kunden, meddelas detta enligt avsnittet om ändringar av villkoren.

Kunden ska tillhandahålla det material och de uppgifter som krävs för att Vemesto ska kunna utföra sina tjänster. Materialet ska vara korrekt, fullständigt och lämnas i tid enligt de tidsramar som anges i Uppdragsavtalet och Servicevillkoren.

Om inget annat avtalats gäller följande tidsramar för inlämning av material:

• Löpande bokföring: Senast 15 dagar efter månadsslut.
• Löneunderlag: Senast 20 dagar före löneutbetalning.
• Bokslutsmaterial: Senast 15 dagar efter räkenskapsårets slut.
• Deklarations- och beskattningsunderlag: Senast 10 dagar efter beskattningsårets utgång.

Om materialet inte lämnas in i tid kan detta påverka Vemestos möjlighet att utföra tjänsterna inom överenskommen tidsplan. Kunden ansvarar för eventuella förseningar, skattetillägg eller avgifter som uppstår på grund av att underlaget inte har levererats i rätt tid.

Om material lämnas in efter de angivna tidsramarna kan extra avgifter tillkomma enligt gällande prislista.

Vemesto är inte ansvarigt för fel i redovisningen eller lönehanteringen som uppstår på grund av:

• Bristfälligt eller felaktigt underlag från Kunden.
• Sen inlämning av material.
• Ofullständiga uppgifter som påverkar redovisningen eller lönehanteringen.

5.1 Kundens ansvar

Kunden ansvarar för att:

• Tillhandahålla fullständigt, korrekt och aktuellt material i enlighet med de tidsramar som anges i Uppdragsavtalet och Servicevillkoren.
• Säkerställa att underlaget speglar de verkliga affärshändelserna och följer gällande lagstiftning.
• Granska och godkänna de rapporter, deklarationer och löneunderlag som Vemesto sammanställer innan de skickas till myndigheter eller anställda. Genom att godkänna underlagen tar Kunden fullt ansvar för deras riktighet.
• Betala skatter, avgifter och andra ekonomiska åtaganden som åligger Kunden enligt lag.
• Informera Vemesto om förändringar i verksamheten som kan påverka uppdragets utförande.
• Åtgärda eventuella brister i materialet om Vemesto bedömer att det är bristfälligt eller otydligt.

Om Vemesto behöver vidta extra åtgärder för att korrigera bristfälligt eller felaktigt material, kan extra avgifter tillkomma enligt gällande prislista.

Kunden är ansvarig för eventuella konsekvenser som uppstår om materialet är felaktigt, ofullständigt eller inkommer för sent.

5.2 Vemestos ansvar

Vemesto ansvarar för att:

• Utföra sina tjänster med fackmässig noggrannhet och i enlighet med REX, SALK och tillämpliga lagar.
• Hantera det material och de uppgifter som Kunden tillhandahåller på ett korrekt och professionellt sätt.
• Informera Kunden om väsentliga fel eller brister som upptäcks i underlaget.
• Upprätthålla sekretess och säkerställa att känsliga uppgifter skyddas enligt gällande lagstiftning.

Vemesto har rätt att neka uppdrag eller pausa arbetet om materialet bedöms vara bristfälligt eller otydligt. Kunden ansvarar då för att åtgärda bristerna innan arbetet kan återupptas.

Vemesto ansvarar inte för fel eller förseningar som uppstår till följd av:

• Bristfälligt eller felaktigt material från Kunden.
• Förändringar i lagstiftning eller myndighetskrav som inträffar efter att arbetet har påbörjats.
• Kundens beslut baserade på de rapporter eller underlag som Vemesto sammanställer.

5.3 Ansvarsbegränsning

Om Vemesto orsakar direkt skada genom vårdslöshet är ansvaret begränsat till det belopp som Kunden har betalat för den specifika tjänsten där felet uppstått under de senaste tre månaderna, dock högst 100 000 kr.

Vemesto ansvarar inte för indirekta skador, såsom:

• Utebliven vinst
• Produktionsbortfall
• Förlust av affärsmöjligheter
• Annan ekonomisk förlust

6.1 Vemestos rätt att anlita underleverantörer

Vemesto har rätt att anlita underleverantörer för att utföra delar av eller hela det uppdrag som avtalats med Kunden. Vemesto ansvarar för att underleverantörerna uppfyller gällande lagar, branschstandarder och avtalsvillkor.

Om en underleverantör används för en tjänst som innefattar hantering av Kundens personuppgifter, ska Vemesto säkerställa att underleverantören är bunden av samma dataskyddskrav som Vemesto genom ett personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal).

6.2 Kundens rättigheter och skyldigheter

• Kunden accepterar att Vemesto kan anlita underleverantörer utan att i förväg inhämta särskilt godkännande, så länge detta inte påverkar tjänstens kvalitet eller säkerhet.
• Kunden kan på begäran få information om vilka underleverantörer som hanterar deras data eller tjänster.
• Kunden kan inte rikta krav direkt mot Vemestos underleverantörer – alla eventuella krav ska ställas till Vemesto enligt Uppdragsavtalet och dessa Allmänna Villkor.

6.3 Personal och byte av kontaktperson

Vemesto har rätt att fritt bestämma vilken personal som ska utföra uppdraget. Om en specifik kontaktperson anges i Uppdragsavtalet och det blir nödvändigt att byta denna person, ska Vemesto informera Kunden så snart det är praktiskt möjligt.

Vemesto ansvarar för att ny personal eller ny kontaktperson har nödvändig kompetens för att fullgöra uppdraget.

7.1 Priser och betalningsvillkor

De aktuella priserna för Vemestos tjänster framgår av prislistan på vemestoforetagsservice.se/priser.

• Alla priser anges i svenska kronor (SEK) och är exklusive mervärdesskatt (moms), om inget annat anges.
• Fakturering sker i början av varje ny period för de tjänster som ska levereras, om inte annat överenskommits i Uppdragsavtalet.
• Betalningsvillkor: 30 dagar netto från fakturadatum.
• Vid försenad betalning tillkommer dröjsmålsränta enligt räntelagen (1975:635).
• Om betalning uteblir har Vemesto rätt att tillfälligt avbryta tjänster tills full betalning har mottagits.

7.2 Bankkoppling och transaktionshantering

För att använda vissa av Vemestos tjänster krävs en bankkoppling, vilket möjliggör automatisk transaktionshämtning och förenklar bokföringsprocessen.

• Eventuella avgifter från banken debiteras Kunden direkt av banken och ingår inte i Vemestos tjänstepriser.

7.3 Extra avgifter vid merarbete

Vemesto har rätt att ta ut extra avgifter enligt gällande prislista om:

• Kunden lämnar in felaktigt, ofullständigt eller försenat material, vilket kräver merarbete.
• Kunden begär tjänster som går utöver vad som avtalats.
• Kunden kräver arbete med kort varsel eller arbete utanför ordinarie arbetsflöde.

7.4 Prisjusteringar

Vemesto förbehåller sig rätten att justera priserna vid:

• Förändringar i marknadsförhållanden.
• Ökade kostnader för att tillhandahålla tjänsterna.
• Lagändringar som påverkar verksamheten.

Eventuella prisändringar kommuniceras minst 30 dagar i förväg och träder i kraft vid nästa faktureringstillfälle. Den uppdaterade prislistan publiceras alltid på vemestoforetagsservice.se/priser.

Om Kunden inte accepterar en prisjustering, har denne rätt att säga upp avtalet enligt avsnittet om uppsägning.

8.1 Sekretessåtagande

Båda parter förbinder sig att inte avslöja konfidentiell information som erhållits genom samarbetet till tredje part, vare sig under avtalstiden eller under en period om minst tre (3) år efter avtalets upphörande, om inte annat krävs enligt lag.

Konfidentiell information inkluderar, men är inte begränsad till:

• Ekonomiska och affärsmässiga uppgifter.
• Kundens interna processer.
• Programvara, tekniska lösningar och know-how.
• Övriga uppgifter som inte är offentligt tillgängliga.

8.2 Undantag från sekretess

Sekretessåtagandet gäller inte för information som:

• Redan är allmänt känd eller blir offentlig utan att part brutit mot sekretessåtagandet.
• Mottagits från tredje part utan sekretessförpliktelse.
• Måste lämnas ut enligt lag, myndighetsbeslut eller domstolsbeslut.

Om en part är skyldig att lämna ut konfidentiell information enligt lag, ska den andra parten informeras så snart det är möjligt, i den mån det är tillåtet enligt gällande regler.

8.3 Behandling av Kundens uppgifter

Vemesto åtar sig att hantera Kundens uppgifter med hög säkerhet och enligt gällande lagstiftning.

Vid behandling av personuppgifter gäller reglerna i Personuppgiftsbiträdesavtalet (PUB-avtalet), vilket finns tillgängligt på: vemestoforetagsservice.se/personuppgiftsbitradesavtal

9.1 Efterlevnad av branschstandarder

Vemesto utför sina tjänster i enlighet med:

• REX – Svensk standard för redovisningsuppdrag
• SALK – Svensk standard för löneuppdrag

Dessa standarder säkerställer att tjänsterna håller en hög professionell nivå och följer gällande lagar och föreskrifter.

9.2 Intern kvalitetskontroll

Vemesto genomför löpande kvalitetsuppföljning av sina processer och arbetssätt för att säkerställa att tjänsterna uppfyller branschstandard och kundförväntningar.

9.3 Extern kvalitetsgranskning

Om Vemesto är föremål för kvalitetskontroller från branschorganisationer eller myndigheter, kan de tjänster som utförts för Kunden komma att granskas.

• Alla som deltar i kvalitetsgranskningar omfattas av sekretess.
• Om en extern kvalitetsgranskning påverkar Kundens material eller redovisning, kommer Kunden att informeras i förväg.

10.1 Ansvar för personuppgifter

• Kunden är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som behandlas inom ramen för Vemestos tjänster.
• Vemesto agerar som personuppgiftsbiträde och behandlar endast personuppgifter enligt Kundens instruktioner och i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning (inklusive GDPR).

10.2 Personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal)

Vemestos hantering av personuppgifter regleras i Personuppgiftsbiträdesavtalet (PUB-avtalet), som är en integrerad del av detta avtal. Läs PUB-avtalet här: vemestoforetagsservice.se/personuppgiftsbitradesavtal

10.3 Skydd av personuppgifter

Vemesto vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot:

• Obehörig åtkomst.
• Ändring, spridning eller förlust.

Vemesto hanterar endast de personuppgifter som är nödvändiga för att fullgöra avtalet.

10.4 Underleverantörer och tredjepartstjänster

• Om Vemesto använder underleverantörer för att behandla personuppgifter, ansvarar Vemesto för att dessa uppfyller samma dataskyddskrav som Vemesto.
• Kunden har rätt att på begäran få information om vilka underleverantörer som hanterar deras personuppgifter.

11.1 Försäkringsskydd

• Vemesto innehar en ansvarsförsäkring som täcker skador orsakade av fel eller försummelse vid utförandet av sina tjänster.
• Försäkringen gäller i enlighet med försäkringsbolagets villkor och ersättningsbegränsningar.

11.2 Begränsningar i försäkringsskyddet

Vemestos ansvarsförsäkring täcker endast direkta skador och ersätter inte:

• Indirekta skador, såsom utebliven vinst, produktionsbortfall eller annan ekonomisk förlust.
• Skador som uppstått på grund av felaktigt eller bristfälligt underlag från Kunden.
• Skador som beror på lagändringar eller myndighetsbeslut efter tjänstens utförande.

11.3 Skadeanmälan

Om Kunden anser att en skada orsakats av Vemesto och kan omfattas av ansvarsförsäkringen, ska Kunden:

• Skriftligen meddela Vemesto så snart som möjligt, dock senast inom 30 dagar från det att skadan upptäckts.
• Tillhandahålla nödvändig information så att skadans omfattning kan bedömas.
• Vemesto kommer att hantera skadeanmälan i enlighet med försäkringsbolagets rutiner.

12.1 Reklamationsskyldighet

Om Kunden anser att en tjänst från Vemesto är felaktig eller bristfällig, ska Kunden:

• Skriftligen reklamera felet så snart det upptäcks, dock senast 30 dagar från att tjänsten utförts.
• Beskriva felet tydligt och tillhandahålla relevant underlag som styrker reklamationen.

Om reklamation inte sker inom angiven tidsfrist, förlorar Kunden rätten att göra anspråk på felet.

12.2 Åtgärd vid reklamation

Vid en godkänd reklamation har Vemesto rätt att, inom skälig tid:

1. Rätta till felet utan extra kostnad för Kunden.
2. Om rättelse inte är möjlig, erbjuda prisavdrag som motsvarar felets omfattning.

12.3 Begränsning av reklamationsrätt

• Vemesto ansvarar endast för fel som orsakats av vårdslöshet eller avtalsbrott.
• Kunden kan inte göra anspråk på ersättning för indirekta skador, såsom:
  • Utebliven vinst.
  • Produktionsbortfall.
  • Förlust av affärsmöjligheter eller annan ekonomisk förlust.

13.1 Avtalets löptid

• Avtalet gäller tillsvidare, om inte annat anges i Uppdragsavtalet.

13.2 Uppsägning av avtalet

Båda parter har rätt att säga upp avtalet med en uppsägningstid på tre (3) månader, om inget annat avtalats.

• Uppsägning ska ske skriftligen och anses vara giltig från den dag motparten mottagit uppsägningen.
• Om Kunden säger upp avtalet innan en fakturerad period löpt ut, återbetalas inte redan erlagda avgifter.

13.3 Rätt till omedelbar uppsägning

Vemesto har rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan om:

• Kunden är mer än 30 dagar försenad med betalning, trots påminnelse.
• Kunden vid upprepade tillfällen inte levererar material eller information i tid, vilket påverkar uppdragets genomförande.
• Kunden bryter mot lagar, redovisningsstandarder eller myndighetsföreskrifter.
• Kunden behandlar Vemestos personal på ett oetiskt eller kränkande sätt.
• Kunden försätts i konkurs eller på annat sätt bedöms vara på obestånd.

Kunden har rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan om:

• Vemesto bryter mot avtalet och inte vidtar åtgärder för att korrigera felet inom skälig tid efter att ha mottagit en skriftlig anmärkning.

13.4 Konsekvenser av uppsägning

• Vid uppsägning upphör Vemestos skyldighet att utföra tjänster från och med sista avtalsdagen.
• Kunden ansvarar för att själv ta över hanteringen av redovisning, löneadministration och andra tjänster efter avtalets slut.
• Om Kunden önskar hjälp med överlämning av redovisningsmaterial eller information efter avtalets slut, kan detta erbjudas mot särskild ersättning enligt gällande prislista.

14.1 Vemestos rätt att ändra villkoren

Vemesto förbehåller sig rätten att när som helst göra ändringar i dessa Allmänna Villkor. Ändringar kan göras på grund av:

• Lagändringar eller nya myndighetsföreskrifter.
• Förändringar i branschpraxis eller standarder.
• Förbättringar av tjänster eller interna processer.

14.2 Meddelande om ändringar

• Om en ändring av villkoren är väsentlig, ska Vemesto informera Kunden minst 30 dagar i förväg via e-post och genom uppdatering av villkoren på vemestoforetagsservice.se
• Kunden anses ha godkänt de nya villkoren genom fortsatt användning av Vemestos tjänster efter att ändringarna trätt i kraft.

14.3 Kundens rätt vid ändringar

• Om Kunden inte accepterar en väsentlig ändring, har denne rätt att säga upp avtalet enligt avsnittet om uppsägning.
• Om Kunden inte skriftligen motsätter sig de nya villkoren innan de träder i kraft, anses dessa vara accepterade.

14.4 Kundens skyldighet att hålla sig uppdaterad

• De senaste versionerna av Allmänna Villkor och tillhörande bilagor finns alltid tillgängliga på vemestoforetagsservice.se
• Kunden ansvarar för att regelbundet hålla sig informerad om eventuella ändringar.

15.1 Vemestos rätt att häva avtalet

Vemesto har rätt att häva avtalet med omedelbar verkan om Kunden:

• Är mer än 30 dagar försenad med betalning, trots påminnelse.
• Vid upprepade tillfällen inte levererar material i tid, vilket påverkar uppdragets genomförande.
• Lämnar felaktig eller vilseledande information som påverkar redovisning, lönehantering eller andra tjänster.
• Bryter mot lagar, redovisningsstandarder eller myndighetsföreskrifter.
• Behandlar Vemestos personal på ett oetiskt eller kränkande sätt.
• Försätts i konkurs, inleder företagsrekonstruktion eller på annat sätt bedöms vara på obestånd.

Vid hävning upphör Vemestos skyldighet att utföra tjänster omedelbart. Kunden är skyldig att betala för de tjänster som redan utförts fram till hävningstidpunkten.

15.2 Kundens rätt att häva avtalet

Kunden har rätt att häva avtalet med omedelbar verkan om:

• Vemesto bryter mot avtalet och inte vidtar åtgärder för att korrigera felet inom 30 dagar efter skriftlig anmärkning från Kunden.
• Vemesto upprepade gånger inte levererar tjänster enligt avtalade tidsramar utan giltig orsak.

Vid hävning upphör Kundens betalningsskyldighet för framtida tjänster, men redan utförda tjänster faktureras enligt gällande prislista.

16.1 Tillämplig lag

• Dessa Allmänna Villkor och Uppdragsavtalet regleras av och ska tolkas i enlighet med svensk lag.

16.2 Förhandling och medling

• Om en tvist uppstår mellan Vemesto och Kunden ska parterna i första hand försöka lösa tvisten genom förhandling.
• Om förhandling inte leder till en lösning kan tvisten hänskjutas till medling genom en oberoende tredje part.

16.3 Skiljeförfarande eller allmän domstol

Om tvisten inte kan lösas genom förhandling eller medling, ska den avgöras av:

• Allmän domstol på den ort där Vemesto har sitt säte, om inget annat överenskommits.
• Skiljeförfarande enligt Stockholms Handelskammares Skiljedomsinstitut (SCC), om båda parter är överens om detta.
• Vid mindre krav (under ett halvt prisbasbelopp enligt socialförsäkringsbalken) ska tvisten hanteras av allmän domstol.

16.4 Rättegångskostnader

• Om en tvist avgörs i domstol eller skiljeförfarande ska den förlorande parten ersätta den vinnande partens rättegångskostnader, om inte annat beslutas av domstolen eller skiljenämnden.

17.1 Befrielse från ansvar vid extraordinära händelser

Ingen av parterna ska hållas ansvarig för underlåtenhet att fullgöra sina avtalsförpliktelser om detta beror på en force majeure-händelse som ligger utanför partens rimliga kontroll.

17.2 Definition av force majeure

Force majeure omfattar, men är inte begränsat till:

• Naturkatastrofer, såsom jordbävningar, översvämningar och stormar.
• Krig, terrorism, upplopp eller civila oroligheter.
• Brand, explosioner eller andra olyckor.
• Strejk, lockout eller annan arbetskonflikt som påverkar verksamheten.
• Epidemier, pandemier eller myndighetsåtgärder till följd av sådana.
• Avbrott i elförsörjning, kommunikation eller IT-system som ligger utanför partens kontroll.

17.3 Meddelande och åtgärder vid force majeure

Den part som drabbas av en force majeure-händelse ska:

• Omgående meddela den andra parten om händelsen och dess förväntade konsekvenser.
• Vidta rimliga åtgärder för att minimera påverkan på avtalet och återuppta sina åtaganden så snart som möjligt.

17.4 Rätt att säga upp avtalet vid långvarig force majeure

Om en force majeure-händelse varar i mer än 60 dagar, har båda parter rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan genom skriftligt meddelande till den andra parten.

• Ingen ersättning utgår vid uppsägning på grund av force majeure.

18.1 Vemestos rätt att överlåta avtalet

Vemesto har rätt att överlåta sina rättigheter och skyldigheter enligt detta avtal till:

• Ett annat företag inom samma koncern.
• En tredje part i samband med företagsöverlåtelse, fusion eller annan affärstransaktion.

Vemesto ska i sådana fall meddela Kunden skriftligen i förväg.

18.2 Kundens rätt att överlåta avtalet

• Kunden får endast överlåta sina rättigheter och skyldigheter enligt detta avtal efter skriftligt godkännande från Vemesto.
• Om Kunden säljer sin verksamhet eller genomgår en företagsomstrukturering, måste en ny avtalsprövning ske.

18.3 Verkan av överlåtelse

• Vid en godkänd överlåtelse tar den nya avtalsparten över samtliga rättigheter och skyldigheter från den ursprungliga parten.
• Inga ändringar av avtalsvillkor sker automatiskt vid en överlåtelse – eventuella justeringar måste överenskommas skriftligen.