Inledning
I en värld där effektivitet och tidsbesparing är avgörande för framgång, är automatiserad leverantörsfakturahantering en lösning som kan revolutionera ditt småföretag. Genom att automatisera processerna kring hantering av leverantörsfakturor kan du inte bara spara tid och pengar, utan också minimera risken för fel och förbättra din kassaflödeshantering.
Vad är Automatiserad fakturahantering?
Automatiserad leverantörsfakturahantering innebär att använda digitala verktyg och system för att automatisera hela processen av att ta emot, granska, godkänna och betala leverantörsfakturor. Detta inkluderar allt från att skanna och tolka fakturor till att matcha dem med inköpsorder och bokföra transaktioner i ditt bokföringssystem.
Fördelar med Automatiserad fakturahantering
- Tidsbesparing: Automatisering eliminerar manuella steg som att mata in data och hantera pappersfakturor, vilket frigör tid för dig och ditt team att fokusera på mer värdeskapande uppgifter.
- Minskad Risk för Fel: Med automatiserade system minskar risken för mänskliga fel, såsom felaktiga inmatningar eller förlorade dokument.
- Förbättrat Kassaflöde: Genom att automatisera betalningar kan du bättre hantera dina betalningsvillkor och säkerställa att fakturor betalas i tid, vilket förbättrar ditt kassaflöde.
- Ökad Synlighet och Kontroll: Automatiserade system ger dig realtidsinsikt i dina fakturor och betalningar, vilket underlättar övervakning och rapportering.
- Miljövänligt: Genom att minska användningen av papper och andra resurser bidrar du till en mer hållbar affärsmodell.
Flöde för att Fakturor ska Komma In för Behandling
1. E-faktura
Beskrivning: Fakturan skickas mellan systemen direkt, vilket gör detta till det mest exakta och effektiva alternativet.
Fördelar:
- Hög noggrannhet i fakturatolkningen.
- Automatiskt flöde minimerar manuella insatser och fel.
- Snabb behandlingstid.
Så fungerar det:
- Leverantören skickar fakturan elektroniskt direkt till ditt fakturahanteringssystem.
- Fakturan tolkas automatiskt med hög precision och integreras med ditt bokföringssystem.
- Du får en notifiering om att en ny faktura har mottagits och behandlats.
2. E-postfaktura
Beskrivning: Faktura skickas direkt till systemet som en bifogad pdf till en unik inkorg för ditt företag.
Fördelar:
- Enkel och snabb process för leverantörer att följa.
- Direkt mottagning i systemet utan behov av fysisk hantering.
- Flexibelt för leverantörer som ännu inte använder e-faktura.
Så fungerar det:
- Leverantören skickar fakturan som en pdf-bilaga till en unik e-postadress kopplad till ditt fakturahanteringssystem.
- Systemet tar emot e-posten och tolkar innehållet i den bifogade pdf-filen.
- Fakturan integreras automatiskt med ditt bokföringssystem.
3. Fysisk Post
Beskrivning: Pappersfaktura skannas eller fotas av med en mobilapp och skickas in för fakturatolkning.
Fördelar:
- Möjlighet att hantera fysiska fakturor från leverantörer som inte använder digitala format.
- Flexibilitet att använda mobilapp för enkel inskanning.
Så fungerar det:
- Du tar emot pappersfakturan via fysisk post.
- Skanna eller fota fakturan med mobilappen.
- Tips: Fota i bra ljus för att säkerställa tydlighet.
- Om fakturan har flera sidor, fota sida för sida och lägg till varje sida i appen för att skapa ett komplett dokument.
- Skicka det skannade eller fotade dokumentet till ditt fakturahanteringssystem.
- Systemet tolkar fakturan och integrerar den med ditt bokföringssystem.
Att tänka på:
- Kontrollera att alla sidor är tydligt fotade och komplett innan inskick.
- Bra ljus och en stadig hand förbättrar kvaliteten på bilderna, vilket underlättar korrekt fakturatolkning.
Flöde för att Hantera Inkomna Fakturor
1. Granskning av Fakturor
Steg i Granskningen:
- Kontrollera Fakturadetaljer:
- Kontrollera att fakturan är adresserad korrekt till ditt företag.
- Se över att fakturanummer, datum och betalningsvillkor är tydliga och korrekta.
- Jämförelse med Inköpsorder:
- Om fakturan är kopplad till en inköpsorder, jämför fakturan med inköpsordern för att säkerställa att alla detaljer matchar, såsom pris, kvantitet och artikelbeskrivning.
- Verifikation av Mottagna Varor/Tjänster:
- Säkerställ att de varor eller tjänster som fakturan avser har mottagits och att de överensstämmer med vad som har beställts.
- Kontroll av Beräkningar:
- Gå igenom fakturans beräkningar, inklusive moms och eventuella rabatter, för att säkerställa att summan stämmer.
2. Attestering av Fakturor
Om allt ser okej ut efter granskningen är nästa steg att attestera fakturan.
Steg i Attesteringsprocessen:
- Formell Attest:
- Godkänn fakturan formellt genom att attestera den. Detta kan innebära att du fysiskt signerar pappersfakturan eller använder ett digitalt verktyg för att godkänna fakturan elektroniskt.
- Dokumentation:
- Dokumentera att fakturan har blivit granskad och attesterad. Detta kan göras genom att notera datum och eventuell signatur eller elektronisk markering i systemet.
- Vidarebefordring till Bokföring:
- Skicka den attesterade fakturan vidare till bokföringen för betalning. Detta kan ske automatiskt i ett digitalt system eller manuellt genom att överlämna pappersfakturan.
Flöde för att Betala Fakturor
1. Betalattest
Beskrivning: Markera de fakturor som ska betalas och välj betalattest. Detta är en nödvändig process för att fakturorna ska kunna betalas.
Steg i Betalattestprocessen:
- Identifiera Fakturor:
- Gå igenom de fakturor som är godkända och klara för betalning.
- Markera för Betalattest:
- I ditt fakturahanteringssystem, markera de fakturor som ska betalas.
- Välj Betalattest:
- Välj alternativet för betalattest i systemet. Detta steg är obligatoriskt för att möjliggöra betalning.
2. Skicka Betalningsuppdrag
Beskrivning: Markera betalattesterade fakturor som du vill skicka för betalning.
Steg i Att Skicka Betalningsuppdrag:
- Markera Betalattesterade Fakturor:
- I systemet, identifiera och markera de fakturor som har genomgått betalattest och som du nu vill betala.
- Skicka Betalningsuppdrag:
- Välj alternativet för att skicka betalningsuppdrag i systemet. Detta kan vara en knapp eller en menyfunktion beroende på systemets utformning.
3. Godkänn Betalningsuppdrag hos Bank
Beskrivning: Vissa banker kräver att betalningsuppdraget ska godkännas även inloggad hos banken.
Steg i Godkännandeprocessen:
- Logga In på Bankens Webbplats:
- Logga in på ditt företags bankkonto via bankens webbplats eller bankapplikation.
- Granska Betalningsuppdrag:
- Gå till sektionen för betalningar och granska betalningsuppdraget som har skickats från ditt fakturahanteringssystem.
- Godkänn Betalningsuppdrag:
- Följ bankens instruktioner för att godkänna betalningsuppdraget. Detta kan innebära att du bekräftar betalningarna med en säkerhetsdosa, mobilapp eller annan tvåfaktorsautentisering.
Sammanfattning
Genom att följa denna kompletta guide för att hantera och betala leverantörsfakturor kan ditt företag säkerställa en smidig, effektiv och korrekt process från mottagning till betalning. Att granska och attestera fakturor noggrant bidrar till att upprätthålla goda relationer med leverantörer och förbättrar företagets ekonomiska hantering. Implementera dessa steg och upplev hur automatisering kan transformera ditt företag, spara tid, minska kostnader och förbättra din övergripande verksamhet.
